Comment intégrer un freelance dans votre équipe (2020)

intégration des freelances au sein de l'équipe

Posté le 09/07/20

4 Min

Comment bien intégrer un freelance au sein de votre entreprise pour renforcer les compétences de votre équipe ? Travailler avec des freelances est une pratique qui s’est imposée au cours des dernières années. Si cette nouvelle pratique commence à s’imposer comme une tendance, elle reste inconnue pour certaines entreprises et certains managers.

Pourquoi avez-vous besoin d’un freelance ?

Faire appel à un freelance c’est bénéficier de sa flexibilité, de la hauteur de son point de vue et de la richesse de ses compétences et expériences. Les deux avantages principaux à avoir recours à un freelance pour une entreprise sont :

  • La bonne réalisation d’un projet

Un freelance est souvent engagé pour apporter des compétences supplémentaires manquantes au sein de l’équipe en interne. En effet, une nouvelle compétence ne s’acquiert pas instantanément alors que les délais des projets, souvent assez serrés, imposent rapidité et efficacité. Dans ce cas, une entreprise aura recours à un freelance pour pallier un manque au niveau de certaines expertises.

intégrer un freelance pour la bonne réalisation d'un projet
intégrer un freelance pour la bonne utilisation d'un budget
  • La bonne utilisation d’un budget

Pour les entreprises qui travaillent en mode projet, le besoin de compétences est déterminé d’après les demandes du client. Dans certains cas, on aura donc besoin de compétences spécifiques pour la réalisation d’un projet précis. Ce besoin est souvent considéré comme temporaire puisqu’il est limité à la durée du dit projet. Le fait d’engager et intégrer un freelance dans son équipe permet alors la bonne réalisation des tâches de manière rapide, qualitative et à la faveur d’un budget limité.

Voici les 6 astuces pour bien intégrer un freelance au sein de l’équipe :

1) Connaître ce nouveau mode de travail : le Freelancing

Afin de pouvoir bien piloter un freelance, un manager doit avant tout connaître les spécificités de son statut et de son activité.

un freelance n'est pas un salarié

Un freelance n’est pas un salarié.

Le freelance fournit une prestation en lien avec ses expertises mais doit pouvoir bénéficier de flexibilité et garder son indépendance. Il n’est pas soumis à la hiérarchie de l’entreprise et peut avoir plusieurs missions en même temps. De plus, le freelance ne connaît pas nécessairement les valeurs ou la culture de l’entreprise. Il est là pour mettre à disposition une ou plusieurs expertises qui manquent à l’entreprise dans le but d’aider son client à finaliser ses projets.

En retenant ces caractéristiques liées au statut de freelance, le manager pourra mieux appréhender sa position et donc faire preuve de plus d’empathie dans ses méthodes de management. D’un point de vue légal, il est également indispensable que l’entreprise connaisse les différents statuts juridiques qui peuvent concerner un freelance. Ces statuts peuvent avoir impact sur les démarches administratives, la fiscalité ou sur des questions de responsabilité. De plus, un manager a tout intérêt à connaître le taux journalier moyen pratiqué dans le secteur où il recherche un freelance.

2) Créer le poste de Chief Freelance Officer

La tendance du Freelancing a fait naître le nouveau métier de Chief Freelance Officer. Souvent affilié au directeur RH, le Chief Freelance Officer s’occupe des travailleurs indépendants présents au sein de l’entreprise. Plus précisément, il doit :

  • Identifier les expertises manquantes au sein des équipes internes ;
  • Sourcer les freelances détenant ces compétences ;
  • Vérifier leurs qualifications ;
  • Réaliser toutes les démarches nécessaires au recrutement ;
  • Intégrer les freelances au sein de l’entreprise.
Créer le poste de chief freelance officer

Un RH dédié aux freelances.

Ce nouveau métier a d’abord été créé aux États-Unis où le nombre de freelance atteint 56,7 millions. Avec le développement rapide de l’univers freelance dans le monde, ce poste est de plus en plus présent en France et plus largement en Europe. Un Chief Freelance Officer est quelqu’un de polyvalent. Il doit savoir à la fois recruter les travailleurs indépendants, les fidéliser et réussir à concilier la culture freelance avec la culture d’entreprise.  L’idée est de coordonner les disponibilités de tous les freelances sollicités par l’entreprise pour mener à bien les missions, en insistant sur la coopération efficace entre les salariés et les freelances.

3) Initier l’intégration du freelance dès son arrivée

Les premiers jours sont cruciaux afin d’identifier les difficultés éventuelles d’un freelance. Lors de cette courte période d’adaptation, l’entreprise peut favoriser l’intégration du freelance en recueillant ses ressentis. La plupart des blocages qui peuvent impacter le travail se révèlent au cours des premières semaines après l’embauche d’un travailleur indépendant. Le fait de régler ces problèmes rapidement permet d’établir de bonnes relations sur le long terme.

A cause d’une désorganisation interne ou de l’absence d’une procédure formalisée, un freelance arrive souvent dans une entreprise sans que ses accès aux outils de l’entreprise soient prêts. Pour bien intégrer un freelance dans l’équipe, il convient à l’entreprise cliente :

initier l'intégration d'un freelance dès son arrivée
  • D’encourager les échanges dès l’arrivée du freelance ;

L’entreprise peut définir une fréquence concernant le suivi du travail de freelance afin d’établir un contact récurrent. Elle peut également l’inviter dans les locaux de l’entreprises pour qu’il puisse travailler et échanger directement avec les salariés.

  • De débloquer les outils nécessaires le plus tôt possible ;

L’entreprise doit accélérer et simplifier les processus d’accès aux outils de l’entreprise. Il est préférable que les différents outils digitaux, identifiants et accès soient mis à disposition du freelance en amont, ou au moment de l’arrivée du freelance au plus tard.

  • De favoriser la collaboration entre salariés et freelances.

Un des points clés pour favoriser la bonne intégration du freelance est d’encourager la communication et la coopération entre les salariés et les freelances. Il ne faut jamais isoler d’un côté les travailleurs indépendants et d’un autre les salariés internes.

4) Intégrer un freelance en l’initiant à la culture d’entreprise

On peut se demander si cela vaut la peine d’initier un travailleur indépendant externe à la culture de l’entreprise. Pour une mission courte qui ne dure que quelques jours ou semaines, la réponse est non. Cependant, cela peut être pertinent si l’entreprise recherche des freelances pour de longues missions. L’initiation à la culture d’entreprise permettra certainement de fidéliser le freelance et ainsi permettre une collaboration fructueuse sur le long terme. Dans ce cas, l’intégration du freelance dans la culture et les valeurs de l’entreprise est incontournable.

Pour cela, l’entreprise peut :

  • Créer des livrets d’accueil 

C’est l’encyclopédie dédiée aux freelances. Ils contiennent toutes les informations essentielles pour effectuer une mission.

  • Rencontrer ses talents externes et les faire rencontrer l’équipe

L’entreprise peut inviter les travailleurs indépendants lors des activités internes afin de consolider un esprit de coopération et une relation de confiance. Les managers peuvent également rencontrer des freelances autour d’un café ou dans un cadre plus informel. Lors des échanges face-à-face, ils pourront repérer plus facilement d’éventuelles difficultés en analysant leur langage corporel.

Intégrer un freelance en l’initiant à la culture d’entreprise
  • Favoriser la communication

Une communication optimale entre tous les acteurs impliqués assure le bon déroulement de la collaboration entre l’équipe interne et les travailleurs indépendant externe. Pour ce faire, il convient par exemple de fixer une conférence hebdomadaire ou bimensuelle afin de faire des points régulièrement sur les avancées et maintenir un contact régulier.

5) Définir clairement le rôle du freelance

Définir clairement le rôle du freelance

Un cahier de charge bien défini permet d’éviter bon nombre d’erreurs dans la réalisation d’une mission. Dans le cadre d’une équipe hybride combinant salariés et freelances, il est d’autant plus essentiel que ce cahier de charge soit très précis. Chacun des acteurs de la réalisation du projet dispose de compétences nécessaires pour que celui-ci avance, et un cahier de charge bien travaillé assure qu’il reste sur les bons rails. Il est donc impératif de bien définir les rôles et responsabilités de chaque membre de l’équipe.

Il est également important de coordonner les rythmes des salariés et celui des freelances. Tout le monde ne connaît pas le fonctionnement de l’activité d’un freelance, ni conscient du fait qu’il n’est pas forcément dévoué à 100% à une entreprise à un moment donné et donc pas toujours disponible.

Afin de bien intégrer un freelance, il faut éviter qu’il soit considéré comme un outsider. L’idée est simple : écouter ce que le freelance a à dire, le solliciter et le prendre en compte s’il a des idées.

6) Ne soyez pas avare de compliments

La valorisation du travail est tout autant primordiale pour les salariés que pour les freelances. D’après un sondage de MisterTemp’ (agence d’intérim en ligne), 38 % de managers interrogés reconnaissent que faire des compliments permet de valoriser le collaborateur et son travail, 24 % estiment que cela renforce l’esprit d’équipe, 20 % disent que cela améliore le relationnel, et 18 % que les compliments remontent le moral de tous. Cette valorisation des travailleurs et de leur travail s’applique donc évidemment aux salariés comme aux freelance, et peut donc servir à l’intégration des freelances de manière positive et bienveillante.

ne soyez pas avare de compliments pour intégrer un freelance

Cette simple action peut bénéficier à l’entreprise de manière subtile en instaurant une bonne ambiance de travail et donc favoriser l’efficacité des travailleurs. En effet, en entendant des retours de l’entreprise satisfaite de son travail, le freelance se sent fier et s’impliquera d’autant plus dans ses tâches. De plus, si le freelance sait que son travail est apprécié et valorisé, il sera plus ouvert à l’idée de retravailler avec l’entreprise à l’avenir sur d’autres projets.

Bonus : Intégration du freelance et agilité

Le monde du travail et ses modes d’organisation classiques sont actuellement en pleine mutation. En effet, à l’heure de la révolution numérique, de l’économie du partage, de l’ubérisation et de la plateformisation du travail : l’agilité est le maître mot.

agilité, la clef pour intégrer un freelance

Mais qu’est-ce qu’on entend lorsque l’on parle d’entreprise ou de méthode agile, et quel rapport avec l’intégration de freelance au sein d’une entreprise ?

L’agilité est un concept des années 90 s’appliquant originellement dans la gestion de projet, l’informatique et le développement. Élargi depuis, on parle à présent d’entreprise agile, de méthode et d’organisation agile. L’agilité peut se définir par une souplesse, une adaptabilité ou encore une flexibilité accrue notamment au niveau des processus et de l’organisation. Basée sur les besoins à un moment donné, l’agilité induit une remise en question permanente des processus avec de nombreuses itérations dans un objectif d’amélioration continue. L’agilité en entreprise nécessite une pleine confiance et une pleine collaboration de la part de tous les acteurs.

Une entreprise peut être considérée comme agile quand elle possède des équipes hybrides, mélangeant salariés et freelances. En effet, le recrutement de freelance se fait le plus souvent par manque de compétences en interne pour répondre à un besoin à un instant précis, ce qui fait totalement écho à l’agilité : on s’adapte pour augmenter le niveau de compétences global en intégrant des freelances. Cette capacité à faire appel à des talents externes à l’entreprise démontre également une capacité à s’adapter très rapidement et à se restructurer tout au long de l’avancée du projet. En conclusion, c’est faire preuve d’agilité que d’intégrer un freelance à la force de travail de manière fluide et simplifiée.

Voici pour nous les 6 moyens de bien intégrer un freelance au sein de votre équipe.

Quels moyens avez-vous déjà utilisés lors de collaborations avec des freelances ?

Avez-vous d’autres témoignages à partager ?

N’hésitez pas à raconter vos expériences dans les commentaires.

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