Dans un contexte où les entreprises cherchent en permanence à gagner en efficacité, en réactivité et en qualité, la modélisation des processus est devenue un véritable levier stratégique. Loin d’être un simple exercice documentaire, elle permet de cartographier le fonctionnement réel d’une organisation, d’identifier ses points forts et ses axes d’amélioration, et de construire une vision cible alignée avec ses ambitions.
Chez Eyefiz, nous faisons de la modélisation des processus un élément central de nos missions, qu’il s’agisse de projets de transformation, de déploiement d’outils, de missions de management de transition ou d’interventions PMO. C’est un moment privilégié pour comprendre en profondeur le fonctionnement métier d’un client, et pour les fonctions support en particulier, c’est souvent une opportunité d’apporter une valeur ajoutée immédiate grâce à nos benchmarks et bonnes pratiques.
Dans cet article, nous allons explorer pourquoi et comment modéliser ses processus, en nous appuyant sur notre méthodologie éprouvée et sur les retours d’expérience de nos missions.
Comprendre le fonctionnement réel de l’entreprise
La modélisation des processus permet de mettre noir sur blanc la manière dont les activités s’enchaînent réellement dans une organisation. En décrivant les étapes, les interactions et les flux d’informations, on met en évidence :
Les redondances ou doublons entre services
Les zones grises où les responsabilités sont mal définies
Les ruptures dans les flux ou les pertes d’informations
Cette prise de recul est précieuse, car elle va au-delà de la vision théorique ou normative : elle capture le réel vécu par les équipes.
Optimiser les fonctions support
Les fonctions support (RH, Finance, IT, Achats, etc.) sont un terrain propice à l’optimisation. Sauf cas soumis à des normes strictes, elles présentent souvent des similitudes d’une entreprise à l’autre.
Chez Eyefiz, nous mobilisons nos bonnes pratiques et notre expérience multi-sectorielle pour proposer des organisations plus fluides, adaptées à la taille, au secteur et à la maturité du client. Cette approche permet de capitaliser sur des solutions déjà éprouvées ailleurs, tout en les adaptant au contexte spécifique.
Anticiper les projets de transformation
Lorsqu’une entreprise se prépare à un changement d’ERP, à l’implémentation d’un CRM ou à la refonte d’un processus métier, disposer d’une cartographie claire devient un atout.
Elle facilite la rédaction de cahiers des charges et permet aux intégrateurs ou prestataires de comprendre rapidement l’existant, les enjeux et les attentes. Résultat : moins d’ambiguïtés, moins de risques de dérive, et une meilleure base pour échanger.
Chez Eyefiz, nous considérons que la réussite d’une modélisation repose sur une co-construction active entre le client et nos équipes.
Le client apporte :
Sa connaissance métier
Les règles de gestion internes
Le contexte organisationnel
Eyefiz apporte :
La méthodologie et la structuration
La rigueur de formalisation
Des recommandations issues du benchmark et de notre expérience
Nous proposons souvent un schéma initial ou une trame pré-remplie, qui sert de base à la discussion. Cette méthode permet d’éviter la page blanche, de stimuler la réflexion et d’impliquer les équipes dès le départ. Le résultat final est alors personnalisé et pleinement approprié par le client.
Modéliser l’existant (AS-IS)
Cette étape consiste à capturer la réalité telle qu’elle est vécue par les équipes. Elle est particulièrement utile pour :
Formaliser une organisation qui fonctionnait jusqu’alors de manière informelle
Identifier les écarts entre les procédures officielles et la pratique quotidienne
Préparer un audit ou un diagnostic organisationnel
L’AS-IS permet aussi de repérer les goulots d’étranglement et les tâches sans valeur ajoutée.
Modéliser la cible (TO-BE)
Ici, l’objectif est de concevoir la version optimale du processus, en tenant compte des ambitions de l’entreprise et des opportunités d’amélioration.
Cela demande :
Une vision stratégique claire
La capacité à se détacher des habitudes actuelles
L’ouverture à des approches innovantes ou à des pratiques venues d’autres secteurs
Combiner AS-IS et TO-BE
Dans de nombreux projets, nous utilisons la double approche :
AS-IS pour établir le diagnostic
TO-BE pour définir le plan de transformation et guider la mise en œuvre
Cette combinaison permet d’identifier clairement les écarts à combler et les actions prioritaires.
Structurer par niveaux
Dans les organisations complexes, nous organisons les processus en différents niveaux hiérarchiques :
Macro-processus : grandes familles d’activités (ex. : Gérer la relation client)
Processus : enchaînement logique d’activités (ex. : Traiter une demande client)
Procédures : détails opérationnels pour exécuter le processus
Modes opératoires : instructions pas à pas pour les tâches unitaires
Cette approche permet de garder une vision d’ensemble tout en zoomant sur les détails lorsque nécessaire.
Maintenir les processus à jour
Une fois modélisés, les processus doivent vivre dans le temps. Leur mise à jour régulière est essentielle pour :
Assurer la pertinence des pratiques
Intégrer les évolutions organisationnelles ou réglementaires
Faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs
Chez Eyefiz, nous voyons cette étape comme une composante clé du knowledge management.
Exploitation dans les projets et appels d’offres
Une cartographie claire est un outil précieux pour :
Accompagner un appel d’offres ou un appel à marché dans le cas par exemple de la sélection d’une solution
Présenter un contexte clair aux prestataires
Réduire les potentielles incompréhensions dans les réponses et devis en facilitant la compréhension
Elle agit comme un langage commun entre l’entreprise et ses partenaires externes.
Choisir l’outil adapté
Il existe une grande variété d’outils pour modéliser ses processus :
Gratuits : draw.io, Lucidchart (version basique)
Bureautiques classiques : PowerPoint, Excel, Word, Visio
BPMN professionnels : Signavio, Bizagi, ARIS
Le choix dépend :
Du budget et des licences disponibles
Du volume et de la complexité des processus
De la capacité des équipes à se former et à adopter l’outil
Notre recommandation : privilégier une méthode claire et adaptée au public cible, plutôt que de miser sur un outil très puissant mais complexe à utiliser.
Visualiser les flux inter-applications
L’un des grands avantages de la modélisation est de mettre en lumière les échanges entre systèmes.
Cela permet :
D’identifier les flux de données multiples ou redondants
De localiser les référentiels de données (Single Source of Truth)
De repérer les zones de rupture dans l’intégration des outils
Ces informations sont essentielles dans les projets d’intégration ou de migration.
La modélisation des processus est un outil stratégique au service de la compréhension, de l’optimisation et de la transformation des organisations. C’est un travail qui gagne à être co-construit, structuré et entretenu dans le temps pour rester pertinent et utile.
Chez Eyefiz, nous l’abordons non pas comme une formalité, mais comme un levier concret pour améliorer la performance, faciliter les projets et capitaliser sur le savoir-faire interne. Elle permet également de mieux anticiper les enjeux liés aux interfaces entre systèmes d’information, un sujet que nous détaillons dans cet article sur les interfaces dans les projets de SI.
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